En la pasada participación para este Blog, hablamos de la aplicación de una herramienta que permite analizar un problema para encontrar las posibles causas que contribuyen a que ocurra. Hoy, les presento un…
Método de solución de problemas:
- Definir el problema (efecto)
- Identificar las causas probables
- Identificar las causas reales mediante: mediciones, hechos, análisis, opiniones de expertos, etc.
- Registrar las causas reales
- Desarrollar propuestas de solución
- Priorizar y seleccionar las soluciones
- Obtener autorización
- Implantar soluciones
- Evaluar resultados
- Actualizar procesos, procedimientos, métricas, indicadores, capacitación, políticas, reglamentos, etc.
- Preguntarse ¿en dónde más se me puede presentar este problema o uno similar?
- Seguir con la mejora continua.
APLICACIÓN
En el número 4, al registrar las causas reales mediante mediciones, verificaciones en campo, hechos, análisis, opiniones de expertos, etc. Usted y su equipo, para cada espina, descartarán las causas que no contribuyen al efecto y así permanecerán las causas reales.
Para cada causa real será necesario “5. Desarrollar propuestas de solución” mediante una o varias propuestas de soluciones.
El siguiente paso será “6. Priorizar y seleccionar las soluciones”. Eligiendo las que sean más eficaces, económicas, las de mayor rapidez para implementar, las que resuelvan el problema de fondo, etc.
Deberemos elaborar una presentación ejecutiva (resumida) para nuestro Gerente que le muestre el problema, las causas principales y las propuestas priorizadas de solución. Tendremos disponible el registro detallado de todos los pasos seguidos, para si, es necesario, ampliar alguna información para “7. Obtener autorización”.
Procederemos a “8. Implantar las soluciones” aprobadas.
Continuaremos “9. Evaluando los resultados” mediante métricas, indicadores, etc.
Es muy importante “10. Actualizar procesos, procedimientos, métricas, indicadores, capacitación, políticas, reglamentos, etc.”, porque lo que no queda documentado con el tiempo se olvida y los problemas vuelven a presentarse.
Una sugerencia útil es hacernos la pregunta del punto numero 11: “¿en dónde más se me puede presentar este problema o uno similar?”.
Esto nos ayudará a “matar varios pájaros con un tiro”, es decir, a anticiparnos a que tengamos problemas similares en otras áreas de nuestra empresa.
Por último “12. Seguir con la mejora continua”. Todo cambia en nuestro entorno (excepto los valores)… la competencia nunca duerme. De manera que, periódicamente, debemos preguntarnos: ¿cómo puedo hacerlo mejor?, colocar los objetivos más elevados y, luego, cumplirlos.
Recomiendo integrar un equipo para aplicar esta metodología. He aprendido que “dos cabezas piensan más que una”. El trabajar en equipo amplia la visión de las causas de los problemas y enriquece las soluciones.
Recomendaciones para integrar el equipo participante:
- Las personas deben conocer el proceso o situación a analizar.
- Salvo raras excepciones, no es conveniente invitar a la persona directamente involucrada en el problema.
- A la persona involucrada se le deberá entrevistar en el momento oportuno por alguien entrenado en técnica de entrevistas y quien además se haya familiarizado con el área y las condiciones en que ocurrió el problema.
Espero que lo aquí compartido y que me ha permitido obtener resultados superiores les sea también de utilidad. Estoy seguro que Ustedes la mejorarán y compartirán.
Por: MSA, Ing. Sergio Delgado Torres, DSE (Pulse AQUÍ para leer su semblanza)