En esta ocasión en Blog RPM compartiremos reflexiones útiles para obtener mejores beneficios de lo que medimos y hablaremos de lo que perdemos al no hacerlo.
“Lo que no se mide no se mejora”
Efectivamente, en el tema de calidad aplicado a cualquier proceso en el campo empresarial y, en general, en la sociedad, lo que no se mide no se mejora, pues al no hacerlo nunca comparamos los resultados con una meta o con un objetivo, lo que nos lleva a seguir haciendo nuestras actividades de la misma manera. Así, lo más seguro es que por este camino estemos perdiendo la oportunidad de conocer nuestras oportunidades de mejora, de saber cómo nos comparamos con nuestra competencia y pronto, en un mundo de cambios, de superación constante, de una búsqueda continua de hacer más con menos, estaremos obsoletos, fuera de la competencia.
Nuestra responsabilidad para mantenernos vigentes es trabajar inteligentemente y medir lo mínimo necesario que nos proporcione la máxima información valiosa sobre la calidad de nuestro trabajo.
¿A que nos referimos con medir lo mínimo necesario? Nos referimos a que aceptamos que toda métrica tiene un costo, pues hay que dedicarle tiempo para: efectuar una inspección, elaborar los cálculos, pasarla a un documento, para que sea considerada por un puesto superior en nuestra organización. Por supuesto que todo esto representa un tiempo, que conlleva un costo. Y el costo más alto lo representan aquellas métricas que no aportan valor para la toma de decisiones o que son obsoletas y a nadie le interesan en este momento.
“Orden dada y no supervisada, se la lleva el viento”
El dicho anterior está relacionado con una responsabilidad de cualquier puesto de mando: “supervisar las ordenes dadas”, pues bien, las métricas no son otra cosa más que “una supervisión documentada”, es decir, documentamos lo que revisamos y esto es precisamente una métrica.
Podemos medir cualquier actividad, el reto es definir la métrica de todo lo que nos aporte valor.
Un tema común en todas las empresas es la capacitación. Pues, bien, a continuación, listaré diferentes métricas que pudieran sernos de utilidad a manera de un ejemplo para este proceso:
- Cantidad de cursos impartidos vs. cantidad de cursos programados
- Promedio de calificaciones de aprendizaje por curso.
- Cantidad de asistentes al curso vs. cantidad de asistentes programados.
- Cantidad de asistentes a todos los cursos vs. cantidad de asistentes programados.
- Promedio de calificaciones de aprendizaje por participante.
- Cantidad de asistencia a cursos por participante vs. cursos en los que estuvo programado.
- Promedio de evaluaciones del Instructor.
- Cambio en desempeño en el trabajo detectado por participante un tiempo después de haber realizado la capacitación.
Las métricas anteriores ayudan a detectar información que nos permitirá tomar importantes decisiones:
- Cuáles son los empleados más interesados en la capacitación.
- Quiénes son los que aprovechan más los cursos.
- Cuáles instructores logran mejores resultados y cuáles son los mejor reconocidos por los alumnos.
- Cuál es el verdadero aprovechamiento del programa de capacitación de nuestra organización.
- ¿Estamos mejorando con respecto al período anterior?
- ¿Estamos cumpliendo nuestras metas de desarrollo de personal?
- ¿Está siendo útil nuestro programa de capacitación?
Antes de terminar esta sección, deseo comentar dos cosas: las métricas son “post mortem”, es decir, miden el pasado, lo efectuado. Y el otro comentario es que todo cambia en nuestro mundo actual y las métricas no son la excepción, no son eternas, debemos periódicamente cuestionar su utilidad, para no desperdiciar valiosos recursos: tiempo, recursos financieros, distraer a nuestro superior con información que no aporte valor, etc. Ocupémonos en darle valor a nuestro trabajo con métricas útiles para la toma de decisiones oportunas.
Un servidor trabajó durante 24.5 años para IBM de México en su Planta de Manufactura ubicada en el municipio de El Salto, Jalisco (Planta de 70 hectáreas, con 10 mil empleados y personal subcontratado, exportaciones de productos de alta tecnología a 125 países y con requerimientos muy estrictos en Seguridad Patrimonial, exportaciones por más de $3.5 K Millones de dólares anuales) y durante mi último periodo en Seguridad (1996–2002), mediante un Equipo de trabajo integrado, una fuerte cultura de Seguridad Patrimonial, un apoyo total de la Dirección General, Gestión por Procesos de Negocio (Business Process Management) y alrededor de 200 métricas, logramos ser la Planta con menos pérdidas del mundo para productos similares. Fue, pues, con las métricas aplicadas que nos permitimos evaluar la supervisión y cumplimiento de nuestras múltiples responsabilidades.
Compartiremos con Usted, en la siguiente participación para Blog RPM, una metodología que hemos desarrollado para Definición de Métricas de valor, o sea, útiles para cualquier organización.
Por: MSA, Ing. Sergio Delgado Torres, DSE (Pulse AQUÍ para leer su semblanza)