En la entrega pasada para Blog RPM hablamos sobre lo que es y no es la Gestión por Procesos y la diferencia entre «proceso» y «procedimiento» (pulse AQUÍ para leer ese texto), hoy hablamos sobre la estructura de procesos.
Las condiciones actuales de los mercados dominados y regidos por los famosos ingredientes de volatilidad, ambigüedad, complejidad e incertidumbre (y ¡vaya contexto en el que actualmente nos encontramos!) se han convertido en los factores característicos del entorno global de negocios, obligando a las empresas a tomar decisiones inteligentes y ejecutarlas rápida y disciplinadamente haciendo de la innovación y agilidad los elementos críticos insustituibles del éxito.
La Excelencia en la Estructura de Procesos se convierte entonces en el catalizador adherente del esquema, que les proporciona a las organizaciones el grado de diferenciación necesario.
Hemos hablado de elementos básicos de la Operación de las organizaciones, como son los procesos y los procedimientos. A pesar de que ambos conceptos son elementos intrínsecos de las actividades organizacionales, es muy común, sin embargo, en una gran mayoría de dichas organizaciones el que estos conceptos no sean aprovechados necesariamente de una manera consciente para convertirlos en factores que contribuyan conjuntamente a una generación efectiva de valor agregado y a mitigar riesgos inherentes a cualquier actividad, incluso en algunas empresas ni siquiera se aprecia la existencia específica de los conceptos, se les toma como parte normal y natural de las actividades con existencia casi accidental dentro de ellas.
Es importante comprender que una Organización debe ser pensada, vista y diseñada de manera sistémica para lograr obtener los beneficios mayores estratégicamente definidos, usando los recursos mínimos de manera inteligente, lo cual le llevará a un alto grado de diferenciación y a la obtención consecuente de los éxitos perseguidos.
El esquema normal de una Organización sistémicamente diseñada ubica de manera general 4 segmentos, los cuales deberán ser definidos, diseñados, alineados e integrados de manera adecuada:
a) La Dirección Estratégica
b) La Estructura Organizacional
c) La Estructura Operacional
d) El Sistema de Gestión.
Explicamos a continuación cada uno, de forma general:
Dirección Estratégica: entre otros, contiene Planeación Estratégica, definición cultural, Guías y Políticas de gestión y ejecución.
Estructura Organizacional: Define elementos como niveles adecuados de autoridad y responsabilidad, esquema de objetivos funcionales, departamentales, personales, entre varios otros factores de integración y normatividad.
Estructura Operacional: contiene el diseño y alineación de todos los requerimientos de ejecución y control, así como la identificación, desarrollo e integración de Competencias organizacionales requeridas.
Gestión: contiene el Sistema Directivo Organizacional de integración de todo el conjunto.
Los Procesos y Procedimientos se encuentran como parte primordial del segmento c) Estructura Operacional. Si partimos de que la definición de «estructura» se establece como “el conjunto de relaciones que mantienen entre sí las partes de un todo”, fácilmente caemos en cuenta de la importancia que tiene que estos dos elementos estén definidos de manera adecuada para producir consecuentemente los resultados estratégicos planeados.
Por: Asesor Sr. Ing. Enrique Salcedo (Pulse AQUÍ para leer su semblanza)