En esta ocasión, platicaremos un poco acerca del tan mencionado BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT, GESTIÓN POR PROCESOS DE NEGOCIO).
Ya hemos hablado acerca de la importancia primordial que tiene el que una Organización se estructure tomando en cuenta dos factores primordiales como son la Efectividad y la Diferenciación para poder asegurar una relevancia adecuada dentro de su mercado de acción.
Respecto a lo que se denomina comúnmente como Diferenciación, dijimos que se trataba de aquellas características intrínsecas de nuestra Organización que hacen que nuestro producto o servicio sea preferido en el mercado.
Por otro lado, entendemos por “Efectividad” el equilibrio existente entre lo que llamamos “Eficacia”, definida como la capacidad de lograr un resultado buscado, y la “Eficiencia”, definida como el logro de dicho resultado pero haciendo el uso óptimo de recursos, financieros, tecnológicos, materiales y humanos.
Esta consecución efectiva de resultados se logrará al hacer un uso correcto de la herramienta básica por excelencia en cualquier Organización: la llamada Gestión por Procesos, que definíamos como la capacidad de diseñar, alinear, integrar y conducir nuestra Estrategia y nuestros Esfuerzos para lograr los Resultados deseados.
Anteriormente también hemos hablado un poco sobre la diferencia abismal que existe entre los términos Gestión de Procesos y Gestión por Procesos, solamente recordemos que la primera expresión está referida al aspecto específicamente de ejecución de actividades, en tanto la segunda expresión nos lleva a involucrarnos en un entorno totalmente Directivo de la Organización que involucra su definición estratégica y los elementos estructurales que la soportan.
En el ambiente de negocios actual, en el que el intercambio de términos entre el inglés y el español se hace cada vez más común, se corre el riesgo de confundir elementos tomando como sinónimo algo que contiene diferencias específicas marcadas.
Uno de estos ejemplos lo encontramos en las siglas BPM y BPMS, en no pocos casos se suelen tomar ambas siglas como sinónimos sin tomar en cuenta su real propósito, mientras BPM (Business Process Management) hace referencia al aspecto de dirección ejecutiva estratégica de una Organización, las siglas BPMS (Business Process Management System) hacen referencia a la herramienta de manejo automatizado de esa ejecución.
Dicho lo anterior, entenderemos que una Organización puede elegir entre dos opciones: 1) Poner atención a la manera en que sus procesos individuales son ejecutados o 2) Poner atención en el diseño de una estructura de procesos que guíen el logro de los resultados estratégicos planeados.
En el caso de elección de la opción 2), la Organización podrá optar por automatizar su esquema o estructura de Gestión, en cuyo caso será conveniente tener en cuenta un gran consejo de algunos pensadores calificados: “jamás trates de automatizar algo que no dominas”. Dicho en otras palabras, la automatización como herramienta excelente de optimización de tiempos y esfuerzos debe asegurar que está basada en algo totalmente dominado en su raíz o, en su defecto, contar con las bases óptimas de flexibilidad que permitan su continua actualización a los cambios estratégicos y operativos de la Organización, o sea que el sistema debe trabajar para el Propósito y no necesariamente someter el Propósito a aquellas capacidades que el sistema pueda ofrecer.
Ahondando un poco sobre lo anterior, diremos que dentro del esquema organizacional existen diferentes niveles de liderazgo y que cada uno debe atender a los segmentos específicos que conformen la estructura.
Así, el Liderazgo Directivo debe atender el segmento global estratégico de Visión de la Organización, asegurando la guía, el propósito, las reglas, etc.
El Liderazgo Ejecutivo se enfocará en la definición, alineación e integración del segmento Organizacional, su estructura, sus elementos, sus relaciones y la correcta integración dentro del Objetivo maestro.
El Liderazgo Operativo, por su parte, se enfoca en los aspectos específicos y detallados de diseño, ejecución y control de las herramientas y elementos básicos de las actividades generadoras de los Bienes, Productos, Servicios, etc.
Importante es asegurar que todos los segmentos antes mencionados deben estar totalmente integrados en una sola red Organizacional totalmente dinámica que, a la vez, permita el control y dirección uniforme, proporcione la flexibilidad necesaria de adaptación eficaz y eficiente a las situaciones de entorno.
Insistiremos un poco más sobre estos y otros segmentos de Liderazgo en futuras participaciones sobre BPM.
Les invitamos a exponer cualquier duda o comentario que surgiera al respecto de cada tema tratado. Escríbanos a vinculacion@riskp.com.
Por: Asesor Sr. Ing. Enrique Salcedo (Pulse AQUÍ para leer su semblanza)